1.Rekisterinpitäjä
Vuoroveto mielenterveysseura ry
Keskikatu 13, 3krs.
45100 Kouvola
2.Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Annikki Arvila (kriisikeskusjohtaja)
040 515 8607
annikki.arvila@vuoroveto.fi
3.Rekisterin nimi
Vapaaehtoistoimijoiden (sis. myös hallitustoimijat ja Kriisitukihenkilön peruskoulutukseen hakeneet/koulutuksen käyneet) rekisteri.
4.Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Yhteydenpitoa ja tiedostusta varten.
5.Mitä tietoja käsitellään
Vuoroveto mielenterveysseura ry:n /Vuoroveto-kriisikeskuksen vapaaehtoistoimintaan osallistuvien:
- nimi
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
6.Mistä tiedot saadaan
Vapaaehtoiselta hänen hakeutuessaan Tukihenkilön peruskoulutukseen tai hallitustoimijaksi.
7.Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään
MIELI Suomen Mielenterveys ry:lle (MIELI ry) ilmoitetaan Tukihenkilöiden peruskoulutuksen suorittaneiden vapaaehtoistoimijoiden nimet ja koulutusajankohta. Tiedot tarvitaan vakuutusyhtiötä varten, koska vapaaehtoiset ovat vapaaehtoistyön ajan vakuutettuja.
Vastaavasti hallituksessa toimivien osalta ilmoitetaan MIELI ry:lle tiedottamista varten sekä Patentti- ja rekisterihallitukselle yhdistysrekisteriä varten yhdistyksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tiedot. Muuten tietoja ei siirretä ulkopuolisille esim. mainostarkoitukseen (ei myöskään EU:n tai ETA- alueen ulkopuolelle) vaan niitä käytetään vain paikallisen mielenterveysseuran sisäisesti.
8.Miten tiedot suojataan ja miten pitkään niitä säilytetään
- Tietoja säilytetään kaapissa lukkojen takana / tiedostoissa tietokoneella (salasanojen takana) tietosuoja-asetusten mukaisesti.
- Oikeus tietojen käsittelyyn on ainoastaan kriisikeskuksen työntekijöillä. Pääsääntöisesti tietoja käsittelevät rekisteriasioiden yhdyshenkilö (kohta 2) ja vapaaehtoistoiminnasta vastaava kriisityöntekijä (vapaaehtoisten osalta).
- Vapaaehtoistoimijoiden osalta yhteystietoja päivitetään vuoden välein ja poistetaan toiminnan lopettaneiden tiedot 5 vuotta lopettamisen jälkeen.
- Lyhytkestoisia tietoja, johonkin tiettyyn tehtävään hakeutuvista, rekrytoitavista henkilöistä, vapaaehtoiskoulutuksiin hakeutuvista sekä tiettyihin seminaareihin tms. tilaisuuksiin ilmoittautuneista kootut listat hävitetään heti ko. tilanteiden päätyttyä (kuten kun rekrytointiprosessi päätöksessä tai tilaisuus päättynyt ja sen materiaalit lähetetty).
- Hallituksessa toimivien yhteystietoja säilytetään sen ajan kun rekisteröity toimii yhdistyksen hallituksessa. Yhdistyksen toimintaan liittyviin asiakirjoihin (hallituksen kokousten pöytäkirjat) hallituksessa toimineiden nimet luonnollisesti jäävät näkyviin.
9.Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tallennetut henkilötiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
10.Keneen voi olla yhteydessä rekisteriin liittyvissä kysymyksissä
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
